C’est quoi la colocation d’entreprise ?

La colocation d’entreprise est la location d’un espace, local ou bureau partagé et/ou privatif d’une entreprise, louer par une autre entreprise qui en devient locataire temporairement ou en permanence. Les sociétés colocataires peuvent appartenir à des secteurs d’activités différents, similaires ou complémentaires. Ce concept peut contenter tous types de travailleurs, du salarié en télétravail, à l’indépendant ou l’autoentrepreneur. Également aux start-ups ou jeunes entreprises débutant avec un petit budget qui recherchent une solution de location de bureau à moindre coût.

Il existe différents types de colocations d’entreprise : 

• Une société souhaite louer un ou plusieurs espaces ou locaux inoccupés ou vides. 
• Plusieurs dirigeants s’associent pour acheter des locaux et louer des bureaux ou locaux non utilisés à d’autres entreprises.  
• Une entreprise propose un espace de coworking pour ses clients avec la possibilité de louer de manière privative des bureaux fermés au sein de l’espace de coworking. 

Quels espaces de colocation d’entreprise existent-ils ?

Les lieux de cohabitation professionnelle les plus proposés sont les bureaux privatifs ou collectifs, les salles de réunion et les open space, intitulés aussi coworking. Bien évidemment, il existe d’autres espaces, selon les besoins ponctuels, récurrents ou permanents des sociétés locataires. Certaines sociétés rechercheront des patios chaleureux et privatifs pour un rassemblement convivial lors de débriefing d’équipe. Quand, d’autres préféreront une salle de réunion pour des formations ponctuelles de salariés ou de clients. Ils existent de nombreuses possibilités de location, selon leur besoin et leur utilité. 

L’accès et le partage des parties communes comme la salle de pause, la cuisine, les sanitaires, voir même la salle de réunion peuvent être compris dans les termes du contrat de location. Ainsi, les sociétés locataires ont accès à tout le mobilier et les services des espaces communs comme par exemple, une machine à café, un frigo, un micro-onde, le wifi, le téléphone, la photocopieuse-imprimante, un vidéo projecteur, un écran de visio-conférence, le vélo fixe, le baby-foot et bien d’autres, selon la société d’accueil et les termes notifiés dans le contrat de location. 

La location de bureaux fermés vous apportera un lieu privatif ou votre confidentialité professionnelle sera préservée autant pour vos données professionnelles, que celles de vos clients. Par conséquent, chacun a son espace de travail délimité pour travailler en toute tranquillité sans interférences et distractions sonores, voir visuelles. Enfin, les sociétés pourront conserver la concentration de leurs salariés et être plus indépendant dans leur mission. 

La cohabitation dans un espace ou bureau ouvert de type open space ou appelé aussi coworking est un lieu propice au partage qui peut vous apporter un regard neuf et différent sur votre activité et pratique professionnelle. Mais également, vous permettre d’échanger et de faire participer vos colocataires à la construction et l’élaboration de votre projet.  

Colocation d’entreprise : Quelles durées ?

Colocation d’entreprise à court terme

Il est tout à fait possible d’opter pour une location de quelques heures, quelques jours ou quelques semaines. Ce type de colocation demande un effort de cohabitation souple et flexible pour pouvoir s’adapter à chaque colocataire qui loue votre local. Ces locations sont souvent utilisées pour des besoins ou événements ponctuels et précis qui ne demandent pas d’engagement particulier, ni de contraintes de la part des deux colocataires professionnels.  

A moyen terme

Il arrive que certaines entreprises aient des besoins ou des événements de courtes durées, mais avec un rythme plus récurrent. Alors, la location d’un local à moyen terme peut être un juste milieu pour eux, comme par exemple, louer une salle de réunion tous les mercredis pour un brainstorming de gestion de projet. 

A long terme

La colocation à long terme demande un engagement plus important qu’une simple location ponctuelle. Mais elle permet, toutefois, une régularité des relations inter-entreprises et moins de jonglage pour la gestion de la location. 

Les avantages de la colocation d’entreprise

Optimisation de vos espaces et avantages économiques

L’optimisation de vos locaux permet de réduire les coûts, notamment pour les charges immobilières du bail ou du crédit immobilier professionnel. La colocation entre entreprises permet de bénéficier de prix plus attractifs et accessibles à tous, autant pour l’entreprise souhaitant louer son espace que pour l’entreprise locataire. Ainsi, le loyer peut être divisé par deux par rapport au prix indiqué sur le bail. Votre comptable sera ravie de cet allégement de loyer. De plus, la colocation permet aux sociétés locataires de réduire les frais d’investissement, comme le dépôt de garantie et le droit au bail. Cette location procure une adresse temporaire ou permanente de domiciliation d’entreprise pour recevoir leur client. En revanche, pour l’aspect administratif ou juridique, la société louant son local doit acquérir le statut de “société de domiciliation.” Cette domiciliation est une solution très recherchée par les jeunes entreprises, les start-up et les travailleurs indépendants. Elle permet d’accéder à un meilleur positionnement stratégique au niveau géographique et immobilier pour la société souhaitant louer l’espace de travail et/ou de réunion. 

Avantage environnemental et démarche RSE

Dans le même principe que le covoiturage, la colocation professionnelle permet de réduire les empreintes énergétiques et carbones qui impactent l’environnement. Il est plus intéressant de proposer de louer des bureaux ou locaux vides/inoccupés qui consomment déjà de l’énergie, comme le chauffage et/ou la climatisation centralisée par exemple. Ainsi, une société chauffant déjà son local rentabilisera ses coûts énergétiques en le louant. Mais en plus, elle évitera à une société ou un indépendant de consommer de l’énergie dans un autre local. De plus en plus de sociétés utilisent la colocation, ce qui permet à long terme de réduire l’impact énergétique dans le secteur professionnel. L’émergence de la démarche RSE a changé grandement le management et le cadre de vie professionnelle des salariés. Les sociétés se soucient plus aujourd’hui de l’aspect environnemental, mais aussi social de leurs collaborateurs. Ainsi, le coworking permet d’améliorer la qualité de vie au travail en favorisant le bien-être de leurs travailleurs. Enfin, il procure un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. 

Cohésion sociale et partage 

La cohabitation permet de créer une synergie entre les sociétés. Cette synergie favorise une meilleure cohésion sociale entre les collaborateurs conservant une ambiance de travail positive propice à la productivité. Ce concept permet également aux jeunes entreprises, entrepreneurs, salariés en télétravail ou travailleurs indépendants de ne pas se sentir isolé dans leur activité professionnelle. Ainsi, ils pourront échanger et partager avec d’autres professionnels qui auront des avis extérieurs et neufs à apporter à leurs pratiques, leurs clients et leur activité professionnelle. Il est recommandé d’établir un règlement intérieur de colocation pour que chacun respecte les règles et les valeurs du colocataire bailleur. Le savoir-faire et la complémentarité sont des avantages non négligeables dans la relation professionnelle entre les cohabitants, qu’elle soit de courte ou de longue durée. Enfin, il permet d’alimenter son réseau professionnel et d’avoir la possibilité de créer des partenariats avec certains dirigeants.